STATISTIKA 1

Bab II
Elemen dan Prosedur SIA

A.    Fungsi utama SIA :

1.      Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan efisien.          

2.      Mengendalikan aktifitas bisnis secara efektif dan efisien.

3.      Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan efisien.

4.      Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.

5.      Menyajikan informasi terpercaya untuk pengambilan keputusan.

B.     Siklus Transaksi :

Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut disebut dengan siklus transaksi.

C.     Siklus Pendanaan:

Pengumpulan dana (kredit/emisi saham), pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian       utang.

D.    Siklus Pengeluaran:

Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan    persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian       dan potongan pembelian.

E.     Langkah utama dalam pengolahan data adalah:

1.      Merekam data ke dalam dokumen transaksi

2.      Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis.

3.      Memposting data pada buku jurnal ke dalam buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.

F.      Sistem manual adalah jika pengolahan data  dilakukan secara manual

G.    Sistem berbantuan komputer (Computer Based Information Systems) jika pengolahan dengan bantuan computer.

H.    Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek SIA atau sebagai perancang skenario sistem pengolahan dan pelaporan data.

I.       Dokumen transaksi (source documents), adalah media atau formulir, bisa berbentuk kertas atau elektronik (computer screens), berfungsi untuk:

1.      Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintahkan kegiatan.

2.      Pengendalian transaksi (benomor urut tercetak)

3.      Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.

J.       Pedoman Perancangan Dokumen :

1.      Pertimbangan Umum

a.       Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin.

b.      Ukuran kertas dirancang dengan tepat.

c.       Tulisan menarik dan informatif.

d.      Memenuhi berbagai tujuan penggunaan.

e.       Petunjuk pengisian cukup jelas.

f.       Formulir tindasan berwarna lain.

2.      Bagian atas dokument

a.       Nama formulir tertulis dengan jelas.

b.      Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas).

c.       Jika formulir akan dikirim ke luar perusahaan,     nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam        formulir dengan jelas.

K.    Jenis Jurnal

1.      Jurnal khusus (specialized journals), untuk     membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal             khusus:

a.       Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian kredit

b.      Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan kredit

c.       Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas.

2.      Jurnal umum (general journal), untuk            membukukan transaksi tidak rutin/jarang             terjadi, yang tidak bisa di catat dalam jurnal khusus.

L.     Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat di dalam buku jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.

M.   Buku pembantu (subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account).

N.    Elemen Penting Dalam Sistem Pembukuan :

1.      Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.

2.      Chart of accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data.

3.      Chart of accounts merupakan sumber data utama dalam proses penyusunan laporan laporan keuangan dan laporan manajerial. Untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi, chart of accounts harus dibuat.

4.      Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendalian.

Prinsip dasar perancangan kode:

a.       Logis serta mudah diingat

b.      Sesuai dengan karakteristik objek yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.

Jenis kode :

1.      Sequential code (kode urut), yaitu kode yang dibuat urut karena dokumen atau objek yang diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya, contoh: kode untuk cek.

2.      Block codes (kode blok), disebut kode blok karena kode diklasifikasi ke dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok objek tertentu.

3.      Kode grup (group codes). Dalam       kode grup setiap angka merepresentasikan objek tertentu.

4.      Kode kombinasi (mnemonic codes), adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode

O.    Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen. Contoh :

1.      Aggaran (budgets) Anggaran (budgets) adalah perencanaan yang dinyakatan dalam satuan uang, misalnya: anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja dst.

2.      Laporan kinerja (performance reports) adalah laporan tentang pencapaian prestasi, berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain.

3.      Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan dst.

P.      Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri dari laporan rugi-laba, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan. Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.

Q.    Pengaruh Laporan Terhadap Prilaku :

1.      Management by exception adalah prinsip untuk memaklumi penyimpangan dari anggaran yang bersifat tidak material, dan tidak memerlukan menginvestigasi.

2.      Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap prilaku, karena manajemen dan staff akan cenderung bekerja secara lebih profesional jika prestasinya akan diukur dan dievaluasi.

R.     Pengendalian interen adalah sistem yang dirancang untuk memastikan beberapa hal sebagai berikut:

1.      Keandalan laporan: laporan manajerial dan laporan keuangan.

2.      Keamanan aset dan laporan.

3.      Efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi.

4.      Kepatuhan terhadap kebijakan manajemen dan segala peraturan serta hukum yang berlaku.

S.      Elemen-elemen Pokok Pengendalian Interen :

1.      Kelengkapan dokumentasi

2.      Pemisahan fungsi, mencakup:

a.       Fungsi otorisasi

b.      Fungsi pencatatan

c.       Fungsi penyimpanan

3.       Keandalan laporan, mencakup:

a.       Laporan manajerial

b.      Laporan keuangan

STATISTIKA 1

BAB 1

PERAN SIA DALAM ORGANISASI

A.    Definisi Sistem :

·         Sistem adalah kombinasi dan interaksi antara dua atau lebih komponen yangdirancang dan diimplementasikan untuk mencapai tujuan tertentu.

·         Sistem selalu terdiri dari beberapa sub sistem yang lebih kecil, misalnya: sistem penjualan terdiri dari sistem pemesanan, sistem pengiriman, sistem penagihan, sistem penerimaan kas dst.

B.     Fungsi Penting SIA :

·         Menjamin efektifitas dan efisiensi proses bisnis (termasuk proses akuntansi).

·         Proses bisnis menjadi mudah, cepat, dan aman.

·         Mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data proses bisnis.

·         Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan bisnis.

·         Mengamankan data dan aset organisasi.

C.     Aktivitas organisasi/siklus traksaksi dapat dikelompokkan sbb :

·         Siklus Pendanaan

·         Siklus Investasi

·         Siklus Pengeluaran

·         Siklus Produksi/siklus konversi

·         Siklus SDM/Penggajian

·         Siklus Pendapatan

D.    Unsur-unsur SIA :

·         Formulir (dokumen transaksi)

·         Jurnal

·         Buku besar

·         Buku pembantu

·         Laporan à laporan keuangan/laporan manajerial

E.     Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan diproses menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan, perencanaa, dan pengendalian organisai.

F.      Karakteristik kualitas informasi :

1.      Relevan , informasi mampu mengurangi ketidakpastian.

2.      Terpercaya , informasi bebas dari kesalahan serta objektif.

3.      Lengkap , tidak ada aspek penting yang dihilangkan.

4.      Tepat Waktu

5.      Mudah Difahami , informasi disajikan dalam format yang mudah difahami.

6.      Dapat Diverifikasi jika informasi disimpulkan oleh dua orang ahli, akan dihasilkan kesimpulan yang sama

G.    Informasi yang bernilai adalah informasi manfaatnya melalui biaya perolehan informasi. Sementara infomasi yang berlebihan sehingga tidak memberikan tambahan manfaat lagi disebut dengan Information.

H.    Data adalah fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses.

I.       Sifat Informasi :

1.      Mandatory information (informasi yang harus disajikan)

2.      Essential information (informasi yang penting untuk disajikan dan kemungkinan tidak bersifat mandatory).

3.      Discretionary information (informasi yang isi serta jenisnya telah ditentukan oleh manajemen).

J.       SIA dirancang untuk memfasilitasi tiga jenis keputusam berikut :

1.      Keputusan Terstruktur, yaitu keputusan yang bersifat rutin dan berulang

2.      Keputusan Semi Terstruktur yaitu keputusan rutin tetapi masih memerlukan prakiraan subyektif pengambil keputusan.

3.      Keputusan Tak Terstruktur yaitu keputusan yang sepenuhnya berbasis pertimbangan subyektif dan intuisi. Perangkat yang dibutuhkan adalah Decision support system.

K.    Klasifikasi Nilai Tambah (Value Added):

1.      Customer-value-added, proses bisnis yang menambah nilai   bagi pelanggan.

2.      Business-value-added, proses bisnis yang menambah nilai    bagi pengelolaan organisasi.

3.       Non-value-added, proses bisnis yang tidak menambah nilai             bagi pelanggan dan bagi pengelolaan organisasi.

L.     Peran teknologi informasi dalam SIA :

1.      Memaksimumkan aktifitas customer-value-added

2.       Meminimumkan biaya dan memaksimumkan            aktifitas business-value-added.

3.       Menghapus aktifitas non-value-added.

M.   Value chain adalah model untuk menjelaskan posisi dan peran SIA dalam proses penciptaan nilai tambah output organisasi. Aktivitas dalam setiap organisasi dapat dibagi menjadi dua kelompok aktivitas, yaitu aktivitas utama (primary activities), dan aktivitas pendukung (support activities).

N.    Pendekatan perancangan system :

1.      Pendefinisian tujuan, misalnya untuk membantu       pelanggan menemukan barang yang dibutuhkan      dengan cepat, untuk menanggapi keluhan pelanggan dengan cepat, dst.

2.      Eksplorasi alternatif solusi, dengan memperhatikan   kelebihan dan kekurangan serta biaya dan manfaat           pada masing-masing alternatif.

3.      Evaluasi alternatif solusi dari kacamata sistem           secara keseluruhan.

4.      Penampungan berbagai pandangan serta perspektif   dari anggota team proyek untuk menentukan pilihan     alternatif solusi.

O.    Peran SIA dalam kompetisi bisnis :

1.      SIA tidak hanya sekadar menghitung ulang   peristiwa yang sudah terjadi.

2.      SIA berubah peran dari mengumpulkan dan mengolah “hanya” data akutansi menjadi             mengumpulkan dan mengolah seluruh informasi        yang dibutuhkan oleh organisasi.

P.      Prinsip-prinsip rekayasa proses bisnis adalah sbb.:

1.      Mekanisme kerja berbasis hasil, dan bukannya berbasis fungsi/tugas (organize around outcomes, not tasks).

2.      Pengguna output memproses sendiri output yang dibutuhkannya (have output users perform the process).

3.      Informasi diproses langsung oleh penghasil informasi (have those who produce information process it).

Q.    Hambatan rekayasa bisnis :

1.      Tradisi (tradition).

2.      Resistensi (resistance)

3.      Membutuhkan waktu panjang (time requirements)

4.      Membutuhkan biaya relatif besar.

5.      Tidak didukung manajemen (lack of management support).

6.      Rekayasa mengandung risiko

7.      Pandangan skeptis (skepticism).

8.      Pelatihan ulang tenaga kerja.

R.     Penyebab Resistensi :

1.      Aggression atau prilaku negatif yang cenderung merusak atau memperlemah efektifitas sistem.

2.      Projection atau sikap mengkambinghitamkan keadaan, kecenderungan menyalahkan sistem yang baru jika terjadi keadaan yang tidak menyenangkan.

3.      Avoidance atau sikap menghindar dari hal-hal yang baru karena ketidaksiapan menerima perubahan.